È stato attribuito un punteggio ?negativo? da 1 a 4 ad ogni archivio considerato, in base alla sede di conservazione idonea o meno, alla presenza di strumenti di inventariazione, all'accessibilità del fondo, al rischio di deperimento.
Al fine di individuare le priorità d'intervento e di stabilire la scala delle emergenze e le conseguenti tipologie di intervento specifico sulle varie situazioni, sono stati considerati alcuni elementi di valutazione, riguardanti il rischio di dispersione, la rilevanza del patrimonio per la storia e la cultura della comunità cittadina, la valenza della documentazione in relazione a progetti di ricerca o di valorizzazione in corso, il completamento di operazioni di ordinamento e descrizione già avviate e che siano state interrotte per mancanza di personale e finanziamenti.
Le modalità di intervento archivisti co scelte variano in relazione alle condizioni di conservazione dell'archivio. Sono state individuate tre tipologie di intervento principali: ordinamento e inventariazione sommaria per fondi del tutto privi di strumenti di consultazione, inventariazione analitica per fondi di particolare rilevanza o per serie la cui natura richieda una descrizione dettagliata, e infine la digitalizzazione e riversamento su supporti Dvd di materiali a rischio di usura quali cassette Vhs, audiocassette, materiali su supporti fotografici antichi o su supporti informatici superati. A partire dal censimento realizzato si è scelto di testare il progetto, nella sua prima fase, a giugno 2007, iniziando dalla ricognizione sugli archivi che apparivano, dai dati forniti, maggiormente a rischio conservativo, scegliendo, in accordo con il Comitato scientifico, un archivio per ogni tipologia rappresentata. È stato scelto quindi un archivio di ente di diritto privato (partito, associazione, sindacato), quello del Pci ? Federazione di Bologna (dal 1973 al 1991), conservato presso l'Istituto Gramsci Emilia-Romagna, non consultabile, privo di strumenti e di idonea collocazione, ed a rischio conservativo. Un archivio di un ente di diritto pubblico, identificato con quello dell'Unità intermedia Studi e interventi storico monumentali del Comune di Bologna, conservato presso l'Archivio storico comunale, privo di strumenti, non consultabile; un archivio scolastico, quello dell'Istituto tecnico Aldini-Valeriani e delle ex-scuole tecniche E. Sirani, non consultabile, privo di strumenti e di idonea collocazione, a rischio. Infine, tra gli archivi personali, è stato individuato come intervento prioritario quello sul fondo Giuseppe Ceneri del sec. XIX, conservato presso la biblioteca dell'Archiginnasio, danneggiato per eventi bellici, non consultabile e privo di strumenti.
I primi interventi operativi su questi fondi sono stati avviati tra giugno e ottobre 2007 e ad essi se ne sono presto aggiunti altri, scelti sempre seguendo le priorità già espresse. Attualmente i fondi sui quali i nostri operatori stanno lavorando sono 20, sui quali sono impegnati 24 operatori. Alcuni fondi hanno particolari emergenze conservative ed è stata quindi chiesta la consulenza di una restauratrice specializzata in carte e lucidi, come nel caso del fondo Jena-Louis Protche conservato all'Archiginnasio e ricco di progetti e disegni resi fragilissimi dal tempo; per gli archivi specializzati in materiale fotografico, come ad esempio la raccolta di fotografie della Casa di riposo per artisti Lyda Borelli, è stato individuato personale specializzato ed in grado di operare in autonomia su materiali estremamente delicati.
Il portale degli archivi e il sistema di descrizione X-DamsSin dai suoi inizi il progetto ha previsto che il lavoro descrittivo fosse effettuato utilizzando un software adeguato, tenendo conto degli elementi necessari per la creazione di un sistema informativo integrato per giungere alla pubblicazione sul web degli strumenti archivistici con l'obiettivo di concentrare l'informazione su tutti gli archivi cittadini dell'Otto-Novecento attraverso un portale, da costruire a partire dal censimento realizzato e che comprenda i rinvii agli strumenti di corredo prodotti mano a mano che si procede nell'inventariazione dei fondi non ancora riordinati, e di valorizzarli tramite la possibilità di una loro consultazione per motivi di studio e ricerca. Il portale degli archivi della città dovrebbe costituire non solo un punto di raccordo e di snodo fra i sistemi informativi delle diverse istituzioni archivisti che bolognesi, che conservano documentazione dei secoli XIX e XX, ma dovrebbe presentarsi soprattutto come una vera e propria ?interfaccia? comune fra l'insieme degli archivi del territorio relativi all'età contemporanea ed il loro pubblico o meglio i loro diversi pubblici, effettivi o potenziali. La finalità principale del portale è di delineare un panorama generale delle istituzioni di conservazione, dei fondi conservati e dei soggetti produttori, in grado di fornire un primo orientamento ai ricercatori e di offrire un punto di accesso comune ed integrato ai sistemi di descrizione archivisti ca e agli strumenti di ricerca digitali messi a punto dalle istituzioni archivisti che della città, compresi quelli direttamente prodotti nel contesto del progetto stesso. A partire da questo comune punto di accesso, l'utente sarà poi indirizzato verso risorse informative più dettagliate presenti in quei sistemi informativi oppure all'interno del portale stesso. Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è stata la scelta di adottare uno dei modelli di sistema archivisti co informatizzato esistenti, la piattaforma X-Dams elaborata dalla società Regesta.exe in linguaggio XML. Tale piattaforma presenta il vantaggio di non richiedere particolari cognizioni informatiche agli archivisti che la utilizzano e di essere interamente operativa on line , cioè di essere ospitata non su un'unità fisica ma in ambiente web hosting, raggiungibile con
La maschera di accesso per gli operatori del progetto
qualsiasi connessione Internet di normale efficienza. Il personale che sta operando sugli archivi è tutto altamente qualificato ed in possesso del diploma di Scuola d'archivio e di diploma di laurea di profilo umanistico. Tutti gli operatori hanno seguito almeno un modulo del corso di formazione per l'utilizzo del software e lavorano in stretto collegamento con i coordinatori del progetto. Sono stati creati anche due gruppi di lavoro, uno sugli standard archivisti ci da utilizzare, in modo tale da uniformare la redazione degli inventari ed affrontare le diverse problematiche correlate all'applicazione delle norme Isar più aggiornate, ed uno sullo sviluppo della maschera descrittiva X-Dams. Il lavoro on demand dei tecnici di sviluppo sulla scheda descrittiva si è perciò avvalso della collaborazione degli archivisti e si è arricchito delle richieste e delle osservazioni emerse durante i corsi di introduzione all'uso della piattaforma, dei quali si sono già tenute tre sessioni generali ed una specifica dedicata agli archivi fotografici e multimediali, sui quali si sta lavorando tenendo conto soprattutto dell'esperienza dell'Istituto Luce. Questa esperienza si sta configurando dunque anche come un'importante occasione di confronto ed arricchimento per gli operatori, che hanno la possibilità di confrontarsi e di scambiarsi le reciproche impressioni e di osservare il lavoro proprio e degli altri in un'ottica cooperativa. Si tratta quindi non solo di un progetto di salvaguardia verso una parte del nostro patrimonio culturale, ma anche di un'opportunità di formazione professionale e occupazionale per un buon numero di archivisti che andranno ad arricchire il capitale intellettuale della comunità cittadina.
La scheda per la ricerca sul dbase del progetto
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